Votre architecture numérique ­est-elle optimale?

À l’ère du foisonnement des données (vitesse, volume et variabilité) et de l’­hyper-réglementation, le conseiller travaille sur un flux croissant d’informations qui exige de lui une organisation importante. Ainsi, son défi se résume à la gestion et à la coordination de :

• demandes provenant de clients, fournisseurs, agents généraux, courtiers, compagnies de fonds, etc.
• communications : téléphone, cellulaire, télécopieur, courriel, texto, ­FaceTime, ­ICS, poste, etc.
• formulaires à trouver, saisir, faire signer, acheminer dans les délais
• formats de documents : papier, ­PDF, ­JPEG, ­Word, ­Excel, etc.
• mots de passe
• saisie des données pour l’analyse de besoins financiers (ABF)
• activités (agenda, déplacements, adresses, etc.)
• classement des documents et archivage
• exigences de conformité, déclarations et autorisations multiples
• unités de formation continue, renouvellement de permis, déclaration des avantages sociaux, comptabilité, etc.

Une simple équation résume le tout : synchroniser au quotidien un ensemble d’informations dont le conseiller doit garder la trace.

On a vite compris que seule une bonne structure de logiciels autour d’un gestionnaire de données clients (CRM) ou d’un gestionnaire de processus d’affaires (BPM) alimentés quotidiennement en données justes et complètes peut aider le conseiller à répondre à la tâche. Autrement, il lui est impossible de produire du sens et de la valeur pour ses clients !

RETARDATAIRES

Tristement, trop de conseillers structurent encore leur entreprise autour d’un puzzle numérique « sans image sur la boîte » à laquelle se référer, au gré des gadgets et des services « gratuits » qui se présentent à lui. (Note : ­Si c’est gratuit, c’est le conseiller qui est le produit !)

Les raisons le plus souvent invoquées :

• j’utilise un hébergement de documents en infonuagique gratuit (Dropbox, ­Evernote, iCloud, etc.)
• mon agent général, assureur ou courtier m’offre un service « gratuit » d’hébergement de données en ligne… sorte de « ­CRM maison » (qui sert plus souvent le fournisseur que le conseiller)
• les frais mensuels d’un ­CRM sont trop élevés
• etc.

Dommage, car ces conseillers se privent de l’inestimable valeur qui émerge d’une bonne suite logicielle connectée à un solide ­CRM/BPM, surtout lorsque tous les éléments de leur pratique y sont complètement intégrés.

Parmi les avantages à soupeser, notons :

• le travail collaboratif
• l’accès à distance à la totalité du bureau
• l’envoi sécurisé de pièces jointes confidentielles ou lourdes
• un système de notification pour avertir des opérations effectuées dans un dossier
• un contrôle des permissions accordées à un collaborateur
• l’intégration à de nombreux logiciels (Google ­Map, ­Secure ­Mail, ­ABF en ligne, etc.)
• la fonctionnalité qui permet d’envoyer un lien à un client afin qu’il puisse saisir ou modifier ­lui-même des données de son bilan ou de son budget
• la sécurisation des données pour protéger les fichiers afin que personne ne puisse les consulter sans votre autorisation
• l’archivage en infonuagique des fichiers pour libérer de l’espace de stockage sur votre ordinateur
• la restauration des données en cas de destruction accidentelle ou d’erreur de saisie
• la reddition de comptes instantanée lors d’une inspection
• etc.

Bref : coût ou valeur ? ­Qualité ou délais ? ­Chacun est libre dans la cage de son choix.

François Laporte est conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective auprès d’Investia Services Financiers inc. On peut le joindre à numerique@francoislaporte.com

• Ce texte est paru dans l’édition d’avril 2017 de Conseiller.