Vos clients ont-ils un plan de continuité des affaires?

Que la tragédie frappe, comme à Lac-Mégantic, ou que le feu ou les inondations obligent une PME à cesser ses activités pendant quelques heures, ou même quelques jours, la mise en place d’un plan de continuité des affaires fait toute la différence sur la capacité de survivre aux événements malheureux.

Les risques menaçant les activités d’une PME sont multiples : les catastrophes naturelles, les accidents industriels, les actes hostiles comme le sabotage ou vandalisme, ou la perte de ressources essentielles, comme lors d’une panne de courant ou d’un virus informatique.

Tout cela peut avoir un impact négatif sur la sécurité des employés ou des clients ou la capacité d’une PME à respecter ses obligations légales ou réglementaires.

Il s’agit donc de préserver les installations, les données et les biens de l’entreprise. C’est dans ce contexte que le plan de continuité des affaires (PCA) est essentiel.

La Banque de développement propose ainsi une procédure permettant d’évaluer les fonctions essentielles qu’il faut préserver et des mesures pour y arriver.

Dans un premier temps, il s’agit de mettre sur pied une équipe de préparation aux urgences. Il faut ensuite identifier les fonctions et les services essentiels. À cet égard, il importe également de détailler les compétences requises pour maintenir ces services, les budgets adéquats pour y arriver et prioriser le type de fonction qu’il faut maintenir à tout prix.

Ensuite, voyez comme vous allez vous y prendre pour maintenir vos activités : le personnel, les renseignements, les équipements, les affectations financières, le conseil juridique, la protection de l’infrastructure et les installations sont les nombreuses variables dont on doit tenir compte. Il convient alors de dresser la listes des obstacles à la mise en place d’un plan de continuité, de valider ce plan et, finalement, de faire des simulations pour vous assurer que lorsque le malheur frappera, tout sera prêt.

Par exemple, BDC propose des listes de questions à poser pour s’assurer que les bonnes personnes sont aux bons endroits, que les fournisseurs sont intégrés au PCA, qu’une stratégie de communication est en place pour le public, les employés et les clients. Le PCA peut aller aussi loin que de s’assurer qu’un système covoiturage soit en place advenant un problème comme la congestion montre causée par la fermeture partielle du pont Champlain.

Pour vous aider à évaluer les fonctions essentielles de votre entreprise et les façons de les maintenir en opération, la Banque de Montréal propose quant à elle des grilles d’évaluation des priorités.

Par exemple, en dressant une liste des activités et des services importants, on fixe un délai d’exécution de ce service. Il s’agit également d’évaluer le risque propre à chaque scénario et d’en évaluer les conséquences sur le personnel, les opérations, les clients et la propriété.

BMO propose en outre de simples règles arithmétiques, en évaluant les situations selon une échelle de 1 à 10, permettant de prioriser les choses à faire. Par exemple, si le risque d’inondation est de 2 sur 10 (une fois l’an, à la crue des eaux), mais que les conséquences sont importantes et qu’on leur accorde 5 sur 10, on additionne ces deux scores, ce qui permet de faire le tri entre les différents risques et les fonctions qui peuvent être affectées par ces risques.

Le risque est défini en additionnant la probabilité d’une menace et ses conséquences sur l’entreprise. Pour déterminer les conséquences, il faut analyser les effets sur les revenus, les clients, les employés et la propriété.

Encore ici, une foule de questions sont à poser : quelles seront les pertes de revenus éventuelles? Une question dont la réponse permettra de déterminer dans quelle mesure une activité est essentielle pour le maintien des revenus.

BMO suggère en outre de comptabiliser les dépenses nécessaires en cas de sinistre et de s’assurer que l’accès au crédit, par exemple, est suffisant pour financer ces dépenses.

La PME est certes assurées contre les sinistres, mais est-elle prête à y faire face? À vous de le découvrir.