Transformation numérique : les essentiels pour accélérer le pas

En cette année pandémique, les conseillers financiers n’ont pas eu le choix d’accélérer la transformation numérique de leurs bureaux. Certains partaient de plus loin que d’autres, mais pas Éric Gosselin. Celui qui est planificateur financier, conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective rattaché aux Services en placements ­PEAK a appris à travailler avec les technologies depuis des lunes.

En technophile averti, nous lui avons demandé quels sont les essentiels pour tendre vers le bureau 100 % numérique. Voici ce qu’il nous a répondu :

NUMÉRISER

En premier lieu, il faut un bon gestionnaire de contacts (CRM) pour pouvoir numériser tous les documents, conseille Éric Gosselin. « C’est la base, soutient-il. Bien des bureaux ont profité de la crise sanitaire pour rattraper leur retard dans ce domaine et numériser l’ensemble de leurs données. Il faut ensuite avoir un système de conservation de tous les documents numériques, que ce soit des courriels ou des conversations téléphoniques. Cela rend la tâche plus facile quand il faut reconstituer un dossier pour le régulateur. »

Autre outil essentiel : un système de prise de notes afin de capturer et de numériser les informations dès le départ. Il existe différents systèmes aux multiples fonctions. Éric Gosselin privilégie pour sa part Evernote qui peut être utilisé tant sur un ordinateur que sur une tablette ou un cellulaire.

« L’application est toujours ouverte sur mes appareils, lance-t-il. Cela permet une meilleure documentation de mes interventions avec les clients, donc une meilleure conformité. On peut ainsi éviter les problèmes. »

Lors de conversations téléphoniques avec ses clients, il utilise un stylet pour prendre des notes de façon plus silencieuse. « Des gens interrompaient leurs discours quand ils m’entendaient taper au clavier. De cette façon, ils ne se doutent pas que je tape la conversation. »

SYNCHRONISER

Peu importe le système utilisé, que ce soit Apple, Windows ou un logiciel libre, il est important d’avoir une synchronisation parfaite entre les différents outils.

« Il faut avoir accès à l’information en tout temps, soutient Éric Gosselin. Par exemple, les notes que je prends sur ma tablette se retrouvent automatiquement dans mon ordinateur et mon cellulaire. De plus, on élimine ainsi le risque de perdre l’information si on égare notre tablette. »

GÉRER MIEUX

Le conseiller financier utilise également des outils basés sur l’intelligence artificielle pour gérer plus efficacement son temps. Il se sert notamment d’un logiciel de gestion de messagerie (Sanebox) qui filtre les courriels selon leur importance.

« Il reconnaît ceux qui ne sont pas importants et les dépose dans un dossier que je peux consulter plus tard. Une semaine où j’ai reçu 1 800 messages, il n’y en a eu que 237 qui se sont rendus dans ma boîte de courriels. J’économise de 10 à 12 heures par semaine grâce à cet outil. »

Il gagne également en productivité grâce TextExpander, un gestionnaire d’abréviations, qui permet de gagner du temps quand on tape du texte.

« On utilise souvent les mêmes formulations d’un document ou courriel à l’autre. Grâce à cet outil, je n’ai qu’à taper quelques lettres pour qu’il complète le mot ou la phrase. Par exemple, pour faire le suivi des contributions REER avec mes clients, il me suffit de taper quatre lettres pour que le message s’écrive au complet. Il ne me reste ensuite qu’à valider l’information et faire des changements le cas échéant. Cela a changé ma vie ! J’évalue économiser entre 14 et 20 heures grâce aux raccourcis clavier. »

Éric Gosselin est constamment à l’affût des nouvelles technologies et n’hésite pas à essayer celles qui pourraient l’aider au quotidien. « Si elles peuvent me faciliter la vie, cela vaut la peine de prendre le temps de les étudier. »