Des assemblées d’actionnaires virtuelles plus accessibles

Afin de faciliter la participation des actionnaires, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont émis de nouvelles recommandations, mettant à jour celles publiées en février 2022.

Ces directives visent à adapter les pratiques aux évolutions provoquées par la pandémie de la COVID-19, qui a entraîné des modifications législatives pour permettre la tenue d’assemblées virtuelles et imposer des obligations aux émetteurs assujettis qui en organisent.

Les ACVM ont repéré certains défis concernant l’accès et la participation des actionnaires. Elles soulignent la nécessité d’une communication plus simple et claire sur les processus d’inscription, d’authentification, de vote, ainsi que sur l’assistance en cas de difficultés.

L’information sur les procédures pour envoyer ou poser des questions avant ou pendant l’assemblée, ainsi que le traitement des questions, devront être clarifiés. Les émetteurs assujettis devront également préciser les instructions de vote.

La participation aux assemblées virtuelles doit aussi être aussi accessible, de qualité et de niveau comparable à celles en personne, sans nécessiter plus que des compétences technologiques de base, indiquent les ACVM.

Elles recommandent la simplification des procédures d’inscription et d’authentification, offrant aux actionnaires la possibilité de présenter des motions, de soulever des objections et de s’adresser directement à la direction pendant la période de questions-réponses.

Les ACVM suggèrent également d’allouer un « temps de parole raisonnable » lors de la période de présentation des propositions d’actionnaires pour leur permettre de s’exprimer sur les propositions et répondre aux questions qu’elles soulèvent.

Les plateformes virtuelles doivent par ailleurs permettre aux actionnaires de participer « dans toute la mesure du possible », et le président de l’assemblée doit avoir l’expérience et les connaissances nécessaires sur la plateforme technologique utilisée.

Enfin, les ACVM encouragent l’organisation d’assemblées hybrides, permettant une participation en présentiel ou virtuelle. Elles annoncent qu’elles suivront attentivement les futures assemblées virtuelles et consulteront les documents liés aux procurations. D’autres indications et mises à jour pourraient être publiées au besoin.