Les outils numériques qu’il vous faut cette année

Pour s’organiser comme pour mieux communiquer, il existe une foule d’applications numériques. Parmi cette multitude d’outils, les conseillers branchés Eric F. Gosselin et François Laporte vous en suggèrent huit.

1- Applications vidéo

« Aujourd’hui, on règle les dossiers par courriel et par vidéo, affirme le planificateur financier Eric F. Gosselin. Les clients sont prêts à utiliser les applications vidéo comme Skype, FaceTime et Duo. »

Si ces types d’appels évitent un déplacement au conseiller, ils présentent aussi un intérêt pour le client.

« Certains se sentent obligés de ranger la maison ou de me préparer un café. Plus besoin! observe le conseiller. Et la vidéo permet un appel davantage personnalisé qu’une simple conversation téléphonique. »

FaceTime est inclus avec les technologies Apple, mais il fonctionne aussi sur Android. Et si Duo est relié à Google, il fonctionne aussi sur les plateformes iOS d’Apple. Quant à Skype, il est disponible partout : iOS, Android, Windows, Linux.

2- Call Recorder

Vous souhaitez garder une trace de vos appels vidéo? L’application Call Recorder d’Ecamm permet, moyennent un abonnement mensuel, d’enregistrer vos conversations vidéo sur Skype et FaceTime. Si les conseillers interrogés disent utiliser rarement cette fonction, elle présente un intérêt dans certains cas.

« Par exemple, si mon client s’apprête à prendre une décision que je n’approuve pas, ou si cela me paraît douteux, je lui propose de lancer une conversation audio ou vidéo que j’enregistre », explique le conseiller en sécurité financière François Laporte.

Cependant, Call Recorder est uniquement compatible avec l’univers Apple.

3- TeamViewer

L’application TeamViewer permet de partager son écran avec une autre personne connectée à Internet.

« Cela permet de voir la même chose en même temps », illustre Eric F. Gosselin.

Utilisé lors d’une conversation téléphonique ou vidéo, ce logiciel offre la possibilité de regarder ensemble des documents, des tableaux et des contrats. L’utilisateur doit cependant veiller à ne pas accepter n’importe quelle demande de connexion, car l’application peut permettre de prendre le contrôle d’un ordinateur à distance.

TeamViewer est compatible avec la plupart des plateformes (iOS, Android, Windows, Linux).

4- GoToMeeting

Si vous préférez concentrer votre regard et celui de votre client sur des documents, l’application GoToMeeting fera votre affaire. Ce logiciel permet à la fois de tenir en même temps une téléconférence et un partage d’écran. « Les gens sont souvent plus attentifs à ce qu’on dit quand ils écoutent seulement, plutôt que de voir une vidéo, explique François Laporte. Avec GoToMeeting, je leur montre les documents au fur et à mesure de notre conversation téléphonique. » L’application intéressera aussi les conseillers offrant des formations, qui pourront utiliser un abonnement multiusagers.

Elle est compatible avec les plateformes Apple (dont iOS), Windows et Android.

5- DocuSign

Cette application permet de faire signer des documents à vos clients par voie numérique.

« Cela fait plus d’un an que j’utilise les logiciels de signature. Les clients apposent leur griffe directement sur ma tablette. La signature électronique sera la tendance de l’année », prévoit Eric F. Gosselin.

François Laporte est plus réservé : « il faudrait pour cela que tous les distributeurs de produits financiers et d’assurance se mettent d’accord sur des caractéristiques standards. »

Docusign est compatible sur Apple (dont iOS), Windows et Android.

6- Télécopieur numérique

Vous voulez conserver un télécopieur pour les quelques clients qui communiquent encore avec vous par ce moyen? François Laporte est passé au télécopieur numérique, auquel il ne voit que des avantages comparativement au papier.

« J’ai un numéro de télécopieur qui envoie les documents à un appareil virtuel, lequel me les transmet par courriel en format PDF, explique-t-il. Et j’envoie mes télécopies sur un site en ligne… qui me prévient si le destinataire ne reçoit pas le document. »

Pour ce service, le conseiller débourse 20 $ par mois, alors qu’il payait le double avec un télécopieur traditionnel. Plusieurs compagnies le proposent, dont Bell avec son service Télécopie Internet d’affaires.

7- Adobe Acrobat Pro DC

Vous connaissez probablement la version classique d’Acrobat Reader, qui permet de lire des fichiers en format PDF. Mais Adobe Acrobat Pro DC propose des fonctionnalités plus riches, que François Laporte dit utiliser « tout le temps ».

Ce logiciel offre la possibilité de modifier les fichiers PDF, d’y ajouter des images, de les transformer en formulaire… « Exactement comme un traitement de texte », souligne le conseiller.

Adobe Acrobat Pro DC est compatible sur Apple (dont iOS), Windows et Android.

8- QuickBooks

François Laporte apprécie ce logiciel de comptabilité qu’il a choisi après avoir délaissé Quicken, faute de mises à jour disponibles en français. Dès qu’une transaction est saisie, l’application reconnaîtra la prochaine opération similaire et la classera automatiquement.

Le conseiller aime particulièrement l’option permettant de donner accès au dossier à son comptable, ce qui facilite les échanges entre eux.

« Depuis que je me suis incorporé, ce logiciel me permet aussi d’avoir une cloison étanche entre mes comptes professionnels et personnels », ajoute-t-il.

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